Ces dernières années, assurer la continuité des activités a été le principal défi auquel les entreprises ont été confrontées. Qu’est-il advenu, par exemple, des tâches d’accueil des visiteurs et de contrôle d’accès où le contact semblait essentiel ? Car, normalement, vous devez remettre un document d’identification lorsque vous entrez dans un bâtiment pour une réunion afin d’obtenir votre carte de visite. Chaque entreprise doit réaliser avec soin l’accueil sécurité des nouveaux employés et des visiteurs. La digitalisation est une des meilleures solutions à ce sujet.
Un service de réception haute technologie
Les services d’accueil virtuel peuvent être appliqués à divers scénarios d’utilisation – des bâtiments d’entreprise aux environnements commerciaux ou résidentiels – pour contrôler de multiples aspects liés à la sécurité et au fonctionnement de ces lieux. Par exemple, l’accès aux installations, la gestion des visiteurs, l’accueil sécurité des nouveaux salariés et la validation des documents ou la répartition correcte des points d’information. Ces services permettent, par exemple, de :
- Diffuser des vidéos ou des messages audio pendant les temps d’attente.
- Ajouter des imprimantes, des lecteurs de cartes d’identité, etc.
- Former et informer les employés.
- Configurer le répondeur depuis un PC ou un appareil mobile.
- Enregistrer et diffuser les interactions à des fins de formation et de qualité.
- Établir des rapports sur le nombre de visiteurs en tenant compte d’aspects tels que les créneaux horaires, les temps d’attente, le taux d’insatisfaction, l’occupation des agents, l’occupation des kiosques, etc.
Dans le cas où les entreprises préfèrent qu’un prestataire externe se charge des tâches d’accueil à distance, elles peuvent opter pour un assistant de service ou un agent de sécurité pour gérer un ou plusieurs points de service client à distance. De cette façon, une communication bidirectionnelle et en direct est établie, en respectant dans les deux cas les protocoles d’action convenus avec le client dans les situations à risque. En outre, le comptoir d’accueil est configuré en fonction des besoins du client, car il s’agit d’une solution entièrement personnalisée.
Il est également possible d’opter pour la création d’un avatar interactif, un agent automatisé qui s’occupe des clients sans nécessiter de participation humaine. Il interagit avec l’utilisateur comme s’il s’agissait d’une personne réelle, en plusieurs langues, et s’il a besoin d’une attention personnalisée, il le met en relation avec un agent réel afin qu’il puisse être pris en charge à distance. De cette manière, les demandes des clients peuvent être filtrées et le nombre de personnes nécessaires est réduit.
Avantages pour les entreprises
Les services d’accueil digital combinent des moyens humains et technologiques, ce qui permet de réaliser des économies tout en offrant un environnement sécurisé. Ses avantages sont :
- Gestion globale
- Amélioration de l’efficacité
- Simplification de l’activité
- Optimisation des ressources
- Amélioration de l’image de l’entreprise
- Amélioration des compétences de gestion
Tout cela dans le strict respect de la loi sur la sécurité privée, de la réglementation sur la protection de la vie privée et selon les normes les plus élevées en matière de cybersécurité.
